Mitbestimmung des Betriebsrats bei Software und KI-Systemen

Die Digitalisierung greift tief in den Arbeitsalltag ein. Neue Tools für Kommunikation, Projektsteuerung, Personalwesen und KI-basierte Auswertungen werden oft im laufenden Betrieb eingeführt, erweitert oder automatisiert aktualisiert. Dabei wird schnell übersehen, dass diese Systeme nicht nur Arbeitsprozesse effizienter gestalten, sondern zugleich auch sensible Daten über Beschäftigte erzeugen. Damit berühren sie Fragen der Überwachung, Kontrolle, des Datenschutzes und der Transparenz. Genau an dieser Schnittstelle von moderner IT und Arbeitnehmerrechten setzt die Mitbestimmung des Betriebsrats an.

In diesem Beitrag informiert Rechtsanwalt Ole M. Hammer darüber, wann Software und KI-Systeme nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig sind, welche Rolle Updates spielen, welche typischen Konflikte zwischen Arbeitgeber und BR auftreten können, welche rechtlichen Folgen die Missachtung der Mitbestimmung haben kann und wie gut gestaltete Betriebsvereinbarungen eine rechtssichere Grundlage für die Einführung und Nutzung moderner IT-Lösungen, Software und Einsatz von KI-Anwendungen schaffen können.

Das erwartet Sie:

Warum ist die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Software- und KI-Systemen notwendig?

Ohne Software und Digitalisierung wäre in der heutigen vernetzten Welt kaum ein Unternehmen noch konkurrenz- oder arbeitsfähig. Dabei ist Software längst mehr als ein technisches Hilfsmittel. In Unternehmen werden daher auch nicht selten neue Softwarelösungen eingeführt, etwa für Kommunikation, Projektmanagement, Personalverwaltung oder die Steuerung von Produktionsprozessen.

Moderne Softwaretools und Anwendung Künstlicher Intelligenz versprechen dabei immer effizientere Abläufe, bessere Auswertungen und mehr Transparenz im Unternehmen. Gleichzeitig wächst mit jeder neuen Anwendung die Menge an Daten, die über Beschäftigte erhoben und verarbeitet wird, etwa Nutzungszeiten, Klickverhalten oder Leistungskennzahlen. Mit moderner Software und Einsatz von KI-Systemen wird somit auch die Überwachung von Arbeitnehmern immer einfacher und effizienter.

Wenn Technik zur Kontrollmöglichkeit wird

Was auf den ersten Blick wie eine reine Arbeitserleichterung wirkt, kann im Hintergrund sehr genaue Rückschlüsse auf das Verhalten und die Leistung einzelner Mitarbeiter ermöglichen. Viele Systeme erstellen standardmäßig Protokolle, Logfiles oder Aktivitätsberichte, ohne dass allen Beteiligten dies bewusst ist. Genau hier setzt die Mitbestimmung des Betriebsrats an, denn es geht nicht nur um Technik, sondern auch um Überwachungspotenziale und das Recht auf einen fair gestalteten Arbeitsplatz.

Arbeitgeber und Betriebsrat im Spannungsfeld

Arbeitgeber stehen unter Druck, ihre Prozesse zu digitalisieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, möchten Projekte zügig umsetzen und sehen die technische Seite im Vordergrund. Betriebsräte blicken dagegen stärker auf die Auswirkungen für die Belegschaft, auf Transparenz, Datenschutz und den Schutz vor versteckter Leistungskontrolle. Beide Perspektiven sind legitim und treffen bei der Einführung von Software und KI-Systemen unmittelbar aufeinander. Dadurch können Konflikte, Verzögerungen oder sogar das vorläufige Aus für IT-Projekte entstehen.

Die Mitbestimmungsrechte des BR bei Software und Künstliche Intelligenz sind jedoch nicht nur ein rechtliches Hindernis, sondern auch eine Chance: Sie ermöglichen es, die Digitalisierung von Anfang an tragfähig zu gestalten. Aufgrund der technischen Komplexität digitaler Systeme ist es für Arbeitgeber und Betriebsräte häufig schwer, die Auswirkungen auf die Beschäftigten vollständig zu überblicken.

IT Systeme und Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Ein IT-Tool, das primär zur Prozessoptimierung eingeführt wird, kann beispielsweise umfangreiche Nutzungsdaten erzeugen, die sich zur Bewertung einzelner Arbeitnehmer eignen. KI-Modelle, die Bewerbungen sortieren oder Aufgaben priorisieren, können unbeabsichtigt diskriminierende Effekte entfalten oder Transparenz lückenhaft abbilden.

Wenn Arbeitgeber und BR jedoch frühzeitig zusammenarbeiten, lassen sich technische Möglichkeiten, rechtliche Grenzen und Auswirkungen so ausbalancieren, dass moderne Systeme genutzt werden können, ohne das Vertrauen der Beschäftigten zu gefährden. Dazu ist es absolut notwendig, dass alle Beteiligten bei der Einführung digitaler Systeme eine sorgfältige Analyse der Funktionen, Datenflüsse und Kontrollmöglichkeiten vornehmen und Informationen weitergeben.

So entsteht ein Rahmen, in dem Innovation nicht auf Kosten von Transparenz und Fairness erfolgt, sondern gemeinsam und vorausschauend gestaltet wird.

Wann ist Software nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig?

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung neuer Software fußt zentral auf § 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG (Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen). Diese Vorschrift dient primär dem Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und der informationellen Selbstbestimmung der Beschäftigten. Der Gesetzgeber hat erkannt, dass technische Kontrolleinrichtungen tief in die Privatsphäre eingreifen können, da sie Daten anonym, permanent und lückenlos speichern.

Anders als bei der direkten Beobachtung durch einen Vorgesetzten erzeugt die digitale Überwachung einen unsichtbaren Anpassungsdruck, da Mitarbeiter ihr Verhalten unbewusst ändern, wenn sie sich potenziell beobachtet fühlen. Ziel der Mitbestimmung ist es daher nicht, technische Innovationen zu verhindern, sondern die Nutzung von Mitarbeiterdaten auf das erforderliche Maß zu begrenzen und transparent zu regeln.

Technische Einrichtungen

Der Mitbestimmungstatbestand verlangt eine technische Einrichtung. Dabei handelt es sich um jedes System, das automatisiert Daten verarbeitet und geeignet ist, Rückschlüsse auf individuelles Verhalten oder individuelle Leistung zu ermöglichen. Dazu gehört nicht nur Hardware wie Kameras oder Sensoren.

Auch reine Softwarelösungen und KI-Modelle erfüllen den Begriff, wenn sie digitale Spuren, Leistungsdaten oder Verhaltensmuster erfassen und auswerten können. Moderne Anwendungen in Unternehmen erzeugen nahezu immer solche Daten. Bereits die einfache Protokollierung der Systemnutzung reicht aus, um eine technische Einrichtung im Sinne des Mitbestimmungstatbestands darzustellen.

Weit gefasste Bedeutung des Überwachungsbegriffs

Ein weit verbreitetes Missverständnis in der unternehmerischen Praxis betrifft die Absicht des Arbeitgebers bei einer Überwachung. Zwar spricht der Wortlaut des Gesetzes davon, dass die Einrichtung zur Überwachung „bestimmt“ sein muss, doch die Rechtsprechung legt diesen Begriff sehr weit aus. Für die Mitbestimmung ist entscheidend, ob das System eine Überwachung ermöglicht. Es spielt keine Rolle, ob die Geschäftsführung die Software tatsächlich zur Kontrolle nutzen will oder dies sogar ausdrücklich ausschließt.

Es genügt bereits, wenn ein System Daten erfasst, die später oder in Kombination mit anderen Informationen zur Beurteilung des Verhaltens oder der Leistung herangezogen werden können. Eine tatsächliche Überwachung durch den Arbeitgeber ist nicht erforderlich. Ausschlaggebend ist allein die objektive Eignung des Systems, Aussagen über einzelne Beschäftigte zu ermöglichen.

Somit unterliegen auch Anwendungen der Mitbestimmung, deren Auswertungsmöglichkeiten auf den ersten Blick unauffällig erscheinen. Zu den relevanten Informationen zählen beispielsweise Aktivitätenprotokolle, Fehlerstatistiken, Bearbeitungszeiten, Bewegungsprofile, Kommunikationskennzahlen oder systemseitig erzeugte Score-Werte. Auch Daten, die zunächst gruppenbezogen erhoben werden, können die Mitbestimmungspflicht auslösen, wenn eine individualisierende Zuordnung technisch möglich ist oder faktisch erfolgen kann.

Von Microsoft 365 bis zur Facebook-Page: Mitbestimmung Betriebsrat Software

Der Begriff der technischen Einrichtung umfasst heute nahezu jede Software, die im betrieblichen Alltag eingesetzt wird. Klassische Beispiele sind Personalinformationssysteme wie SAP oder CRM-Tools im Vertrieb, die naturgemäß leistungsbezogene Daten verarbeiten. Die Rechtsprechung geht jedoch noch weiter und unterwirft auch Standardsoftware wie Microsoft Excel oder Outlook der Mitbestimmung, da auch hier Zeitstempel und Bearbeitungsverläufe entstehen.

Ein oft übersehenes Beispiel sind zudem die Social-Media-Kanäle des Unternehmens. So hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass eine Facebook-Fanpage des Arbeitgebers eine Überwachungseinrichtung darstellen kann, da Dritte dort Kommentare über die Leistung von Mitarbeitenden posten können, die für den Arbeitgeber dauerhaft einsehbar sind. Auch rein optische oder akustische Systeme wie Videokameras oder Headsets, die ein Mithören ermöglichen, fallen unstrittig unter diese Regelung.

Informationspflichten des Arbeitgebers als Voraussetzung wirksamer Mitbestimmung bei IT Systemen

Damit der Betriebsrat seine Rechte sachgerecht wahrnehmen kann, muss das Unternehmen das Gremium vollständig und rechtzeitig informieren. Notwendig sind klare Angaben zur Funktionsweise des Systems, zu den erfassten Datenkategorien, zu den möglichen Auswertungen sowie zu den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Bei KI-Systemen kommen Zusatzinformationen hinzu, etwa zu Trainingsdaten, Entscheidungslogiken und der Frage, ob und wie menschliche Kontrolle vorgesehen ist. Ohne diese Informationen kann der Betriebsrat seine Beteiligungsrechte nicht wirksam ausüben, wodurch ein Mitbestimmungsverfahren fehlerhaft wäre.

Hinzuziehung von Sachverständigen beim Einsatz von KI

Bei der Einführung komplexer Softwarelösungen und insbesondere von KI Systemen stößt der Betriebsrat häufig an technische und rechtliche Grenzen. Damit er seine Mitbestimmungsrechte nach dem BetrVG fundiert ausüben kann, erlaubt § 80 Absatz 3 BetrVG die Hinzuziehung eines Sachverständigen, wenn die erforderlichen Fachkenntnisse im Gremium fehlen. Dies ist bei KI Systemen, die mit Algorithmen, Trainingsdaten und automatisierten Entscheidungsmechanismen arbeiten, regelmäßig der Fall.

Ein externer Sachverständiger kann den Betriebsrat dabei untersützen, technische Funktionen, Datenflüsse und mögliche Überwachungsrisiken richtig einzuordnen und die Softwareeinführung rechtssicher zu begleiten. Betriebsräte können hierfür auch auf die Expertise von Rechtsanwalt Ole M. Hammer zurückgreifen, der sie als sachkundiger Berater bei der Bewertung und Einführung von Software und KI Systemen unterstützt. Die frühzeitige Einbindung eines qualifizierten Sachverständigen hilft zudem Konflikte zu vermeiden und die Einführung neuer Software oder KI Systeme effizienter zu gestalten.

Müssen auch Software-Updates mitbestimmt werden?

Software unterliegt ständiger Veränderung, Erweiterung oder Verbesserung. Aktuell werden viele Software-Anwendungen um Funktionen Künstlicher Intelligenz erweitert oder mit neuen Analyse- und Trackingfunktionen ausgestattet. Oft lässt sich einmal eingeführte Software nicht mehr nutzen, wenn bestimmte Updates nicht installiert werden. Somit kann sich der Charakter einer Software durch Updates verändern.

Der Mitbestimmungstatbestand knüpft an die Einführung und Anwendung einer technischen Einrichtung an, nicht nur an die Erstinstallation, sondern auch an jede spätere Änderung, die die Funktionen oder Auswertungsmöglichkeiten beeinflusst. Rechtlich spielt es daher keine Rolle, ob das System bereits zuvor im Betrieb vorhanden war. Entscheidend ist, dass durch ein Update neue oder veränderte Funktionen entstehen, die die Erfassung von Daten oder die Überwachung von Verhalten oder Leistung ermöglichen oder intensivieren.

Wann ein Update die Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslöst

Mitbestimmungspflichtig sind insbesondere solche Updates, die:

• neue Protokollierungs- oder Analysefunktionen aktivieren
• zusätzliche Leistungs- oder Verhaltensdaten erfassen
• KI Module ergänzen oder bestehende Modelle erweitern
• Benutzeraktivitäten detaillierter auswerten
• Dashboards oder Monitoring Funktionen einführen
• die Möglichkeit schaffen, einzelne Beschäftigte besser zu individualisieren
• die Systemarchitektur so verändern, dass neue Datenflüsse entstehen

Warum auch kleine Änderungen relevant sein können

Die rechtliche Schwelle für eine mitbestimmungspflichtige Änderung ist daher eher niedrig anzusetzen. Schon geringfügige Erweiterungen der Datenverarbeitung können erheblich sein, wenn sie Aussagen über das Verhalten einzelner Beschäftigter ermöglichen, die zuvor nicht möglich waren.

Ein Update, das etwa zusätzliche Logfiles, detailliertere Zeitstempel, Nutzerinteraktionsdaten oder KI-gestützte Vorhersagen erzeugt, bedarf daher der Mitbestimmung, selbst wenn der Arbeitgeber die neue Funktion nur als Komfort- oder Optimierungswerkzeug betrachtet.

Pflichten des Arbeitgebers vor dem Einspielen eines Updates

Wenn Updates von Softwareanwendungen geplant sind, trifft das Unternehmen die Pflicht, den BR rechtzeitig und umfassend über die geplanten Änderungen zu informieren. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter das Update automatisch bereitstellt oder als Sicherheitsupdate deklariert.

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Frage, ob die Anwendung künftig Überwachungsmöglichkeiten enthält, die zuvor nicht bestanden haben. Im Zweifel ist immer eine Prüfung erforderlich, ob das Update Auswirkungen auf die Erhebung, Auswertung oder Interpretation von Beschäftigtendaten hat.

Exkurs: Urteil des Verwaltungsgerichts Berlin im Kontext von Updates

Vor diesem Hintergrund der Mitbestimmung bei Software-Upgrades ist ein Urteil des Verwaltungsgerichts Berlin aus dem Jahr 2019 besonders interessant, da sie die Schwelle der Mitbestimmung bei Softwareaktualisierungen differenziert betrachtet.

In dem vor dem Verwaltungsgericht Berlin verhandelten Sachverhalt (Urteil vom 14.11.2019, Az. 61 K 8.19 PVL) ging es um die Umstellung aller PC-Arbeitsplätze einer Dienststelle von Windows 7 auf Windows 10 und Office 2016.

Die Dienststelle stufte die Maßnahme als rein technische Aktualisierung ein und verneinte eine Mitbestimmungspflicht. Der Personalrat sah dies anders und argumentierte, ein Update könne bereits neue Überwachungsmöglichkeiten eröffnen.

Wortgleiche Mitbestimmungsregeln im BetrVG und Personalvertretungsgesetz

Zwar ging es vor dem Verwaltungsgericht um die Mitbestimmung eines Personalrats und somit nicht um die Mitbestimmung des Betriebsrats in privatwirtschaftlichen Unternehmen. Dennoch existiert parallel zur Mitbestimmungsvorschrift in § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eine fast wortgleiche Mitbestimmungsvorschrift in § 85 Abs. 1 Nr. 13 a) und b) PersVG Berlin (Personalvertretungsgesetz Berlin). Der Personalrat ist das öffentlich-rechtliche Pendant zu einem BR in einer Behörde oder einer Dienststelle der öffentlichen Verwaltung (z.B. Bund, Länder, Gebietskörperschaften wie Gemeinden etc.).

Das Gericht stellte jedoch fest, dass der bloße Wechsel der Programmversionen nicht ausreicht, um eine Mitbestimmungspflicht zu begründen. Die Richter betonten, dass eine neue Softwareversion eine erhebliche Änderung der Arbeitsweise bewirken müsse, um mitbestimmungspflichtig zu sein. Ein Update sei nicht automatisch eine neue technische Einrichtung. Entscheidend sei vielmehr, ob die geänderte Software objektiv geeignet sei, das Wohlbefinden oder die Leistungsfähigkeit der Beschäftigten zu beeinflussen oder einen Überwachungsdruck zu erzeugen.

Konkrete Überwachungsbefürchtung statt rein abstrakter Möglichkeit

Anders als die Arbeitsgerichtsbarkeit stellte das Verwaltungsgericht fest, dass eine Mitbestimmung nur dann eröffnet wird, wenn tatsächlich objektive Hinweise darauf bestehen, dass das System zur Überwachung genutzt werden kann oder soll. Die abstrakte Möglichkeit oder Gefahr einer Kontrolle, wie sie im BetrVG ausreicht, soll nach dieser Entscheidung nicht ausreichen.

Im konkreten Fall hieß das: Windows 10 und Office 2016 veränderten die Überwachungsbedingungen nicht in einer Weise, die eine reale oder nachvollziehbare Überwachungsbefürchtung begründen könnte. Dass Programme grundsätzlich Daten protokollieren oder technisch auswertbar machen, reicht nicht aus, solange keine objektiv erkennbaren Anhaltspunkte für einen Überwachungszweck bestehen. Mutmaßungen oder das allgemeine Misstrauen eines Gremiums genügen nicht.

Potenzielle Abweichung zur bisher verbreiteten betriebsverfassungsrechtlichen Linie

Die Entscheidung weicht in einem entscheidenden Punkt von der klassischen arbeitsgerichtlichen Linie ab. Nach verbreiteter Auffassung reicht bereits die objektive Eignung eines Systems zur Überwachung aus, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Überwachung plant oder ein konkreter Überwachungsdruck erkennbar ist. Das Verwaltungsgericht verlangt hingegen eine greifbare, objektive Befürchtung einer Überwachungssituation.

Hätte sich diese Sichtweise auch in der betrieblichen Mitbestimmung durchgesetzt, hätte dies erhebliche praktische Konsequenzen gehabt:

• Nicht jedes Update wäre mitbestimmungspflichtig.
• Unternehmen wären nicht gezwungen, bei jeder technischen Änderung ein Mitbestimmungsverfahren einzuleiten.
• Es käme stärker auf die tatsächliche Ausgestaltung und Nutzungssituation an, nicht nur auf abstrakte technische Funktionen.
• Betriebsräte müssten detaillierter begründen, warum ein Update einen relevanten Eingriff darstellt.

Bisher keine Übernahme durch Arbeitsgerichte

Im Bereich der betrieblichen Mitbestimmung hat sich diese Sichtweise allerdings auch nach mehr als fünf Jahren nicht durchgesetzt und ist nicht in die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung eingeflossen. Zwar wäre eine solche Sichtweise vor allem hinsichtlich automatischer Cloud-Updates oder Sicherheitsupdates eventuell praxistauglicher, da viele Updates ohne Ankündigung oder Veranlassung erfolgen. Allerdings ist nicht jedes Update mitbestimmungspflichtig.

Grundsätzlich spricht daher vieles dafür, dass die Mitbestimmungspflicht dann entsteht, wenn die Updates geeignet sind, eine Überwachung der Arbeitnehmer zu ermöglichen und somit in das allgemeine Persönlichkeitsrecht und die informationelle Selbstbestimmung der Arbeitnehmer einzugreifen, auch ohne tatsächlich objektive Hinweise darauf, dass das System zur Überwachung genutzt werden kann.

Welche typischen Konflikte entstehen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat bei der Einführung von Software und KI-Anwendungen?

Die Einführung neuer Software oder Anwendungen Künstlicher Intelligenz führt häufig zu Spannungen zwischen Arbeitgeber und BR. Der Grund dafür liegt im besonderen Charakter digitaler Systeme. Sie arbeiten oft im Hintergrund, erfassen Nutzungsdaten und ermöglichen Auswertungen, die für Beschäftigte zunächst nicht erkennbar sind.

Diese Unsichtbarkeit technischer Abläufe schafft Unsicherheit und kann auf beiden Seiten zu Fehlinterpretationen führen. Unternehmen betrachten die Systeme häufig als reine Arbeitsmittel. Betriebsräte sehen hingegen mögliche Risiken für Transparenz, Datenschutz, Persönlichkeitsrechte und die informationelle Selbstbestimmung. Diese unterschiedlichen Perspektiven sind der Ausgangspunkt zahlreicher Konflikte.

• Unterschiedliche Auffassungen über die Kontrollmöglichkeit eines Systems: Einer der häufigsten Streitpunkte ist die Frage, ob eine Software tatsächlich dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Unternehmen argumentieren oft, dass keine konkrete Überwachung stattfindet und auch nicht beabsichtigt ist. Betriebsräte verweisen dagegen darauf, dass bereits die Möglichkeit einer Überwachung genügt, um die Mitbestimmung auszulösen.
  Hinzu kommt, dass Systeme, die auf den ersten Blick administrativen Zwecken dienen, durch Protokollierungs- oder Analysefunktionen dennoch eine Kontrollwirkung entfalten können. KI-Systeme verstärken diese Problematik besonders, da sie Entscheidungen unterstützen oder Muster erkennen, ohne dass dies für Außenstehende unmittelbar nachvollziehbar wäre.
• Streit über die Zweckänderung bestehender Systeme: Ein weiterer Konflikt kann entstehen, wenn ein bereits eingeführtes System plötzlich für andere Zwecke genutzt werden soll. Software wird oft über ihre ursprüngliche Funktion hinaus erweitert. So kann aus einem einfachen Ticketsystem ein Tool zur Leistungsbewertung werden. Ein Kommunikationsprogramm kann durch neue Analysefunktionen zu einem Instrument werden, das Gesprächsdaten oder Aktivitätsniveaus auswertet. Solche Zweckverschiebungen können nach aktueller Rechtslage regelmäßig eine neue Mitbestimmungspflicht auslösen.
• Diskussionen über Cloud-Lösungen und externe Anbieter: Cloud-basierte Systeme sind ein weiterer häufiger Konfliktpunkt. Viele moderne Anwendungen in der digitalen Arbeitswelt verarbeiten Daten nicht mehr lokal, sondern auf externen Servern. Dies wirft Fragen zum Datenschutz, zu Zugriffsrechten und zu Speicherorten auf. Der BR fordert häufig detaillierte Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere darüber, welche Daten an Drittanbieter übermittelt werden. Unternehmen stehen dann vor der Herausforderung, technische und vertragliche Details umfassend offenzulegen, obwohl sie diese vielfach selbst nicht vollständig beeinflussen können. Die Unsicherheit über mögliche Datenflüsse führt häufig zu Misstrauen und verlängert die Verhandlungen erheblich.
• Uneinigkeit über die Einführung von KI-Funktionen: KI-Systeme stellen einen besonders konfliktträchtigen Bereich dar. Viele Programme enthalten inzwischen automatisierte Lern- oder Analysemechanismen, die Einfluss auf Arbeitsabläufe, Bewertungen oder Arbeitsergebnisse haben können. Betriebsräte fordern in solchen Fällen klare Regelungen zur Transparenz, zur erklärbaren Entscheidungsfindung und zur Möglichkeit menschlicher Kontrolle. Arbeitgeber wiederum weisen darauf hin, dass KI-Funktionen oft standardmäßig in Softwarepaketen enthalten sind und nicht ohne Weiteres deaktiviert werden können. Diese Asymmetrie führt zu intensiven Diskussionen über die Risiken automatisierter Entscheidungen, über Bias-Effekte und über die Frage, ob das System verdeckt eine Leistungsbewertung vornimmt.
• Blockaden wegen fehlender oder verspäteter Informationen: Ein zentraler Streitpunkt betrifft die Informationspflichten des Unternehmens. Der BR kann seine Rechte nur ausüben, wenn er rechtzeitig und umfassend über die technische Funktionsweise, die Datenverarbeitung und die Einsatzbedingungen informiert wird. Erfolgt diese Information verspätet oder unvollständig, entstehen schnell Blockadesituationen.

Der BR verweigert seine Zustimmung oder fordert Unterlassung, und das Projekt kommt zum Stillstand. Unternehmen unterschätzen häufig den erforderlichen Informationsumfang. Dies betrifft insbesondere technische Konzepte, Datenflussdiagramme und Aussagen dazu, ob und wie Leistungs- oder Verhaltensdaten verarbeitet werden. Gerade bei KI-Systemen führt mangelnde Transparenz schnell zu Misstrauen.

Welche Folgen drohen Arbeitgebern, wenn sie die Mitbestimmung bei Software und KI-Systemen ignorieren?

Die Einführung und Einsatz digitaler Systeme ist in vielen Unternehmen zur Routine geworden. Gleichzeitig wird häufig unterschätzt, welche rechtlichen Anforderungen damit verbunden sind. Wird die Mitbestimmung des BR übergangen oder ignoriert, kann dies weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen. Denn der Gesetzgeber schützt Beschäftigte besonders vor verdeckten oder schwer durchschaubaren Überwachungsmechanismen.

Verstöße treffen Unternehmen daher nicht nur formaljuristisch, sondern wirken sich oft unmittelbar auf Projekte, Kosten und die interne Zusammenarbeit aus. Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Folgen, wenn mitbestimmungspflichtige Software oder KI-Systeme ohne Beteiligung des Betriebsrats eingesetzt werden.

Rechtswidrige Einführung der technischen Einrichtung

Wird Software oder ein KI-System ohne Beteiligung des Betriebsrats eingeführt, ist die Maßnahme rechtlich unwirksam. Unternehmen dürfen ein mitbestimmungspflichtiges System nicht verwenden, solange kein Einvernehmen mit dem BR oder ein Spruch der Einigungsstelle vorliegt. Die rechtswidrige Nutzung kann jederzeit untersagt werden.

Unterlassungs- und Beseitigungsansprüche des Betriebsrats

Der BR kann vor Gericht durchsetzen, dass der Arbeitgeber die Nutzung eines Systems stoppt oder rückgängig macht. Dies gilt auch, wenn die Software bereits vollständig implementiert ist. In der Praxis führt dies nicht selten zu abrupten Projektstopps und erheblichen Verzögerungen.

Einstweilige Verfügungen und unmittelbare Betriebsunterbrechungen

In dringenden Fällen kann der BR eine einstweilige Verfügung erwirken. Arbeitsgerichte neigen dazu, solche Maßnahmen zu bewilligen, wenn eine mitbestimmungspflichtige Überwachungsgefahr vorliegt. Das kann dazu führen, dass Systeme kurzfristig abgeschaltet werden müssen bzw. deren Einsatz untersagt werden muss, wodurch betriebliche Abläufe massiv beeinträchtigt werden können.

Kostenintensive Nachverhandlungen und Projektverzögerungen

Wird die Mitbestimmung erst spät erkannt, muss das Unternehmen das Beteiligungsverfahren nachholen. Dies führt zu Projektverzögerungen, erneuten Konfigurationen, ausgedehnten Verhandlungen oder sogar technischen Anpassungen. Die verspätete Beteiligung kann somit zu erheblichem Mehraufwand und finanziellen Belastungen führen.

Risiken im Datenschutzrecht

Viele Software- und KI-Systeme verarbeiten personenbezogene Daten. Wird ein solches System ohne Mitbestimmung und ohne rechtliche Prüfung eingeführt bzw. findet im Unternehmen Einsatz, besteht das Risiko datenschutzrechtlicher Verstöße. Dies kann nicht nur zu behördlichen Prüfungen, sondern auch zu empfindlichen Bußgeldern oder Schadenersatzansprüchen führen.

Vertrauensverlust und Konflikte mit dem Betriebsrat

Neben den rechtlichen Folgen entstehen regelmäßig erhebliche Vertrauensverluste. Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und BR wird belastet, zukünftige IT-Projekte geraten unter stärkere Beobachtung und Verhandlungen werden schwieriger. Ein ignoriertes Beteiligungsrecht hat daher oft langfristige Auswirkungen auf die Betriebsbeziehungen.

Reputationsrisiken gegenüber Belegschaft und Öffentlichkeit

Die Belegschaft reagiert sensibel auf den Umgang mit Überwachungstechnologien und KI-Systemen. Wenn bekannt wird, dass Systeme ohne Beteiligung des Betriebsrats oder intransparent eingeführt wurden, kann dies die Akzeptanz digitaler Veränderungen beeinträchtigen und das Arbeitgeberimage schädigen.

Wie kann eine Betriebsvereinbarung die Einführung von Software und KI rechtssicher regeln?

Die Praxis zeigt, dass Einzelverhandlungen für jedes neue Softwaretool, KI-Systeme oder den Einsatz von KI den betrieblichen Ablauf massiv verlangsamen können. Eine intelligente Lösung ist hier eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung, die als übergeordnetes Regelwerk fungiert. In einer solchen BV legen Arbeitgeber und Betriebsrat allgemeingültige Grundsätze fest, die für alle IT-Systeme und deren Einsatz im Unternehmen gelten.

Dazu gehören beispielsweise Standards für Zugriffsberechtigungen, Löschfristen von Logfiles und die grundsätzliche Unzulässigkeit einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Durch dieses Fundament müssen bei der Einführung einer neuen Standardsoftware oft nur noch systemspezifische Anhänge verhandelt werden. Das verkürzt die Einführung neuer Software im Betrieb erheblich.

Notwendige Inhalte für einen wirksamen Arbeitnehmerschutz

Damit eine BV rechtssicher ist und späteren Streit vermeidet, muss sie klare Grenzen ziehen. Die Betriebsvereinbarung sollte explizit definieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wer als Administrator Zugriff darauf hat. Besonders wichtig ist die Festlegung von Verwertungsverboten.

Es muss festgelegt werden, dass technisch anfallende Daten nicht genutzt werden dürfen, um das Verhalten von Mitarbeitenden zu überwachen oder personelle Einzelmaßnahmen wie Abmahnungen zu begründen. Eine solche Zweckbindung schützt die Belegschaft vor dem gläsernen Mitarbeiter und gibt dem Arbeitgeber gleichzeitig die Sicherheit, die Software für ihre eigentlichen betrieblichen Zwecke nutzen zu können.

Dynamische Anpassung bei Cloud und Updates

Eine besondere Herausforderung moderner IT-Landschaften sind Cloud-Lösungen, die sich durch ständige Updates der Hersteller dynamisch verändern, ohne dies anzukündigen. Eine starre Betriebsvereinbarung (BV) läuft hier Gefahr, schnell zu veralten oder bei jedem größeren Update neu verhandelt werden zu müssen.

Arbeitgeber und Betriebsräte sollten daher Regelungen treffen, wie mit Funktionserweiterungen umgegangen werden soll. Bewährt haben sich Verfahren, bei denen kleinere Updates ohne erneute Zustimmung durchlaufen, während wesentliche Funktionsänderungen mit Überwachungspotenzial, wie etwa neue KI-Features in Office-Paketen, einer gesonderten Prüfung und Freigabe durch das Betriebsratsgremium bedürfen.

Spezialisierte Rechtsberatung bei Einsatz von KI und Einführung von Software

Die Schnittstelle zwischen moderner IT und Arbeitsrecht gehört zu den anspruchsvollsten Feldern der betrieblichen Mitbestimmung. Arbeitgeber riskieren bei Fehlern die rechtliche Unwirksamkeit teurer Softwareprojekte, während Betriebsräte oft vor der Herausforderung stehen, komplexe KI-Systeme zu durchdringen und Arbeitnehmerrechte effektiv zu schützen.

Rechtsanwalt Ole M. Hammer steht beiden Seiten als spezialisierter Berater zur Seite. Mit seinem spezialisierten Fachwissen und seiner Erfahrung im Arbeitsrecht sowie dem nötigen technischen Verständnis sorgt er dafür, dass Betriebsvereinbarungen und die Mitbestimmung des Betriebsrats nicht nur rechtssicher, sondern auch praxistauglich sind.

Rechtsanwalt Hammer unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Einführung und berät Betriebsräte, auch als Sachverständiger, auf Augenhöhe, um faire und transparente Regelungen zu verhandeln. So entstehen Betriebsvereinbarungen, die den digitalen Fortschritt sichern und gleichzeitig die Rechte der Beschäftigten wahren.

Fazit: Mitbestimmung des Betriebsrats beim Einsatz von Software und KI Anwendungen

• Moderne Software ist mehr als ein Arbeitsmittel: Digitale Systeme erzeugen automatisch große Mengen an Daten über Beschäftigte. Diese Daten können Rückschlüsse auf Verhalten und Leistung zulassen, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist. Genau deshalb ist die Mitbestimmung des Betriebsrats ein zentraler Schutzmechanismus der informationellen Selbstbestimmung und des Persönlichkeitsrechts der Beschäftigten.
• Mitbestimmung greift, sobald Überwachung technisch möglich ist: Nach dem Betriebsverfassungsgesetz reicht bereits die objektive Eignung eines Systems zur Überwachung aus. Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Daten tatsächlich nutzen möchte. Protokolle, Logfiles, Zeitstempel oder KI-Auswertungen können daher bereits eine Mitbestimmungspflicht auslösen.
• Updates können neue Mitbestimmungspflichten entstehen lassen: Software verändert sich laufend. Updates können neue Analysefunktionen, KI-Module oder Auswertungsmöglichkeiten freischalten. Solche Veränderungen können erneut mitbestimmungspflichtig sein, wenn sie das Überwachungspotenzial erweitern, hinzufügen oder die Verarbeitung personenbezogener Daten intensivieren.
• Fehlende oder verspätete Beteiligung führt schnell zu Konflikten: Häufig entstehen Streitigkeiten, weil Arbeitgeber den BR nicht rechtzeitig oder nicht umfassend informieren. Ohne transparente Angaben zu Funktionen, Datenflüssen und Auswertungen kann der Betriebsrat seine Rechte nicht wahrnehmen. Dies führt häufig zu Projektstopps, Misstrauen und langwierigen Auseinandersetzungen.
• Betriebsvereinbarungen schaffen Rechtssicherheit und Klarheit: Gut gestaltete Betriebsvereinbarungen legen fest, welche Daten erhoben werden dürfen, wie sie verwendet werden und welche Überwachungsgrenzen gelten. Sie bieten klare Vorgaben für Zugriffe, Löschfristen, Verwertungsverbote und den Umgang mit KI-Funktionen. Damit werden Digitalisierung und Mitarbeiterschutz sinnvoll miteinander verbunden.

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