Ist Ihre Kündigung wirklich rechtssicher? Diese 3 Formfehler kosten Sie vor Gericht
Sie haben sich als Arbeitgeber zur Kündigung eines Mitarbeiters entschieden. Die Gründe sind klar, die Entscheidung ist gefallen. Doch dann, drei Wochen später, landet die Kündigungsschutzklage auf Ihrem Schreibtisch. Ihr Anwalt erklärt Ihnen: Die Kündigung ist unwirksam – nicht wegen des fehlenden Kündigungsgrundes, sondern wegen eines simplen Formfehlers. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, Sie müssen weiter Gehalt zahlen, und ein langwieriger Rechtsstreit beginnt.
Dieser Albtraum ist Realität für viele Arbeitgeber in Deutschland. Die gute Nachricht: Diese Fehler lassen sich vermeiden – wenn Sie wissen, worauf es ankommt.
Inhalt
- Warum scheitern so viele Kündigungen an Formfehlern?
- Die 3 häufigsten und teuersten Formfehler bei Kündigungen
- Weitere kritische Formvorschriften, die Sie kennen müssen
- Was tun, wenn die Kündigung bereits ausgesprochen wurde?
- Checkliste: So vermeiden Sie Formfehler bei Kündigungen
- Warum die richtige Vorbereitung entscheidend ist
- Ihr Weg zur rechtssicheren Kündigung
- Fazit: Formfehlear vermeiden lohnt sich
Warum scheitern so viele Kündigungen an Formfehlern?
Im deutschen Arbeitsrecht gilt ein einfacher Grundsatz: „Vertragsrecht plus Arbeitnehmerschutzrecht“. Fast alle arbeitsrechtlichen Regelungen zielen darauf ab, Mindeststandards für Arbeitnehmer zu schaffen und diese zu schützen. Als Arbeitgeber haben Sie es daher mit zahlreichen gesetzlichen Hürden zu tun.
Eine Kündigung ist juristisch gesehen eine „einseitige, empfangsbedürftige Gestaltungserklärung“. In diesem sperrigen Begriff stecken bereits alle wesentlichen Anforderungen: Eine Seite muss sie aussprechen, der anderen Seite muss sie ordnungsgemäß zugehen, und damit ist die Kündigung wirksam – oder eben nicht.
Das Tückische: Ein Formfehler macht die Kündigung nicht nur anfechtbar, sondern komplett nichtig. Sie ist rechtlich nicht existent. Das bedeutet konkret:
- Das Arbeitsverhältnis läuft einfach weiter
- Sie zahlen weiterhin das volle Gehalt
- Sie müssen die Kündigung komplett neu aussprechen
- Sie riskieren einen langwierigen und teuren Rechtsstreit
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Die 3 häufigsten und teuersten Formfehler bei Kündigungen
Formfehler #1: Die fehlende oder fehlerhafte Originalvollmacht
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihre Personalsachbearbeiterin spricht die Kündigung aus. Der Mitarbeiter erhält das Kündigungsschreiben – ohne beigefügte Vollmacht. Was viele Arbeitgeber nicht wissen: Nach § 174 BGB kann der Arbeitnehmer diese Kündigung innerhalb von etwa 5 Arbeitstagen „unverzüglich“ zurückweisen. Die Folge: Die Kündigung ist unwirksam und muss komplett neu ausgesprochen werden.
Die rechtlichen Anforderungen im Detail:
Nach § 174 BGB muss einer einseitigen Erklärung wie einer Kündigung eine Originalvollmacht in der Form beigefügt sein, die auch für die Erklärung selbst gilt. Das bedeutet konkret:
- Die Vollmacht muss im Original vorliegen (keine Kopie!)
- Sie muss in Schriftform vorliegen (elektronische Form ist ausgeschlossen)
- Sie muss der Kündigung beigefügt werden
Fehlt diese Vollmacht, kann der Arbeitnehmer die Kündigung „unverzüglich“ zurückweisen. In der Praxis bedeutet dies zumeist innerhalb von 5 Arbeitstagen, in Ausnahmefällen auch länger. Wird die Kündigung zurückgewiesen, ist sie unwirksam und muss erneut ausgesprochen werden.
Aber Vorsicht – es gibt Ausnahmen!
Die Vollmachtregelung gilt nicht, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor von der Bevollmächtigung „in Kenntnis gesetzt hatte“. Dies kann zum Beispiel erfolgen:
- Direkt im Arbeitsvertrag
- Im Intranet des Unternehmens
- Durch Aushang in den Geschäftsräumen
Entscheidend ist jedoch: Es muss zeitlich deutlich vor einer Kündigung geschehen. Außerdem kann nach der Rechtsprechung nur über die Bevollmächtigung einer konkreten Person „in Kenntnis gesetzt“ werden, nicht über die Bevollmächtigung einer Funktion oder Stelle.
Unwirksam wäre also die Mitteilung: „Die Personalsachbearbeiter sind bevollmächtigt, Kündigungen auszusprechen.“
Wirksam wäre hingegen: „Frau Maria Mustermann, Personalsachbearbeiterin, ist bevollmächtigt, Kündigungen auszusprechen.“
Sonderfälle, bei denen besondere Vorsicht geboten ist:
Gefährlich sind Vertretungsberechtigungen mehrerer Personen gemeinsam. Wenn zum Beispiel ein Prokurist nur zusammen mit einem Geschäftsführer oder ein Geschäftsführer nur mit einem anderen Geschäftsführer vertretungsberechtigt ist, müssen alle erforderlichen Personen die Kündigung unterschreiben. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Kündigung gänzlich unwirksam!
Bei einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) wie einer Gemeinschaftspraxis oder Sozietät müssen zumeist alle Gesellschafter unterschreiben, da nach dem gesetzlichen Regelfall nur alle Gesellschafter gemeinsam vertretungsberechtigt sind.
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Formfehler #2: Das gefährliche „i.A.“ in der Unterschrift
Dieser Fehler ist besonders heimtückisch, weil er so häufig vorkommt und vielen Arbeitgebern gar nicht bewusst ist: Eine Kündigung, die mit „i.A.“ (im Auftrag) oder „i.V.“ (in Vertretung) unterschrieben wird, genügt nicht der gesetzlichen Schriftform nach § 623 BGB!
Warum ist das so?
Mit der Unterschrift „i.A.“ erklären Sie die Kündigung für jemand anderen. Bei der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform muss jedoch die unterschreibende Person selbst auch die Kündigung erklären – gegebenenfalls mit Vollmacht.
Das bedeutet in der Praxis:
- Falsch: „i.A. Maria Mustermann“ unter einer Kündigung
- Richtig: „Maria Mustermann“ (mit beigefügter Vollmacht, siehe Formfehler #1)
Eine Kündigung mit „i.A.“ ist nicht nur rechtsfehlerhaft, sondern nichtig – also rechtlich nicht existent. Selbst wenn inhaltlich alles korrekt wäre und ein berechtigter Kündigungsgrund vorliegt, müssten Sie die gesamte Kündigung wiederholen.
Formfehler #3: Der falsche Zugangszeitpunkt
Der Zugang der Kündigung ist ein kritischer Moment, denn erst mit Zugang wird die Kündigung wirksam. Ab diesem Zeitpunkt werden auch die Kündigungsfrist und die dreiwöchige Kündigungsschutzfrist berechnet. Eine falsche Bestimmung des Zugangs kann dazu führen, dass sich die Kündigungsfrist verschiebt oder eine Kündigung vom Arbeitnehmer nicht mehr wirksam angegriffen werden kann.
Der „Königsweg“: Persönliche Übergabe
Unter Anwesenden geht eine Kündigung sofort zu. Die persönliche Übergabe ist daher der sicherste Weg beim Ausspruch einer Kündigung. Wichtig dabei:
- Die Kündigung sollte nicht gefaltet oder in einem Umschlag sein
- Der Arbeitnehmer muss den Text sehen und zur Kenntnis nehmen können
- Selbst wenn die Mitnahme verweigert wird, ist die Kündigung zugegangen, sobald Sie mitteilen: „Ich kündige das Arbeitsverhältnis hiermit zum [Datum]“
Die neue Rechtsprechung zum Zugang bei Briefen
Unter Abwesenden ist der Zugang komplizierter zu bestimmen. Die Rechtsprechung hat hier ihre Sichtweise in den letzten Jahren deutlich verändert. Früher galt schematisch: Eine arbeitende Arbeitnehmerin leert den Briefkasten immer nach der Arbeit, eine arbeitsunfähige oder im Urlaub befindliche Arbeitnehmerin immer morgens um 8 Uhr.
Diese Regeln gelten nicht mehr!
Die neue Rechtsprechung berücksichtigt den Einzelfall:
- Wann wird die Post üblicherweise angeliefert? (Beachten Sie: Es gibt heute mehrere Briefdienste!)
- Muss der Arbeitnehmer mit einer Kündigung rechnen?
Wird die Post üblicherweise zwischen 11 und 14 Uhr angeliefert, rechnen die Gerichte mit der Leerung des Briefkastens bis etwa 15 Uhr – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer arbeitet oder nicht.
Muss der Arbeitnehmer zudem mit einer Kündigung rechnen, ist er verpflichtet, den Briefkasten häufiger oder auch noch später zu leeren (wegen eines möglichen Einwurfs durch Boten). In diesem Fall rechnen Gerichte damit, dass der Briefkasten auch um 18 Uhr nochmals geleert wird.
Wichtig: Diese neue Rechtsprechung führt häufig dazu, dass die Kündigung sogar einen Tag früher zugeht als nach der älteren Rechtsprechung. Das ist für Arbeitgeber grundsätzlich eine Verbesserung – aber nur, wenn Sie diese Regeln kennen und bei der Berechnung der Kündigungsfrist richtig anwenden!
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Weitere kritische Formvorschriften, die Sie kennen müssen
Die Schriftform – nur Papier mit Unterschrift zählt
§ 623 BGB regelt unmissverständlich: Eine Kündigung muss in Schriftform erfolgen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. § 126 BGB definiert „Schriftform“ als: Ein Blatt Papier mit Unterschrift.
Jede andere Form der Kündigung ist nicht nur rechtsfehlerhaft, sondern nichtig:
- Mündliche Kündigungen sind unwirksam
- Kündigungen per E-Mail sind unwirksam
- Kündigungen per WhatsApp sind unwirksam
- Kündigungen per SMS sind unwirksam
Und das gilt für beide Seiten! Auch Arbeitnehmerkündigungen können formnichtig sein.
Die Kündigungsfrist – gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit
Für jede ordentliche Kündigung ist eine Kündigungsfrist einzuhalten. Die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB sind nach Dauer der Betriebszugehörigkeit gestaffelt:
- Während Probezeit (max. 6 Monate): 2 Wochen
- Unter 2 Jahren: 4 Wochen zum 15. oder Monatsende
- Ab 2 Jahren: 1 Monat zum Monatsende
- Ab 5 Jahren: 2 Monate zum Monatsende
- Ab 8 Jahren: 3 Monate zum Monatsende
- Ab 10 Jahren: 4 Monate zum Monatsende
- Ab 12 Jahren: 5 Monate zum Monatsende
- Ab 15 Jahren: 6 Monate zum Monatsende
- Ab 20 Jahren: 7 Monate zum Monatsende
Achtung: Tarifvertragliche Kündigungsfristen gehen diesen gesetzlichen Fristen vor!
Was tun, wenn die Kündigung bereits ausgesprochen wurde?
Haben Sie bereits eine Kündigung ausgesprochen und befürchten nun, dass ein Formfehler vorliegt? Keine Panik – aber handeln Sie schnell!
Unsere Empfehlung:
- Dokumentation prüfen: Liegt die Kündigung in korrekter Schriftform vor? Wurde eine Vollmacht beigefügt (falls erforderlich)?
- Zugangszeitpunkt ermitteln: Wann ist die Kündigung tatsächlich zugegangen? Haben Sie Beweise dafür?
- Fachliche Beratung einholen: Lassen Sie die Kündigung von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen, bevor die Kündigungsschutzfrist von drei Wochen abläuft.
Rechtssicherheit durch Expertenberatung
Sie haben eine Kündigung ausgesprochen oder planen dies? Lassen Sie Ihre Unterlagen von unseren Fachanwälten für Arbeitsrecht prüfen. So vermeiden Sie kostspielige Fehler und Kündigungsschutzklagen.
Checkliste: So vermeiden Sie Formfehler bei Kündigungen
✅ Erklärender und Erklärungsempfänger korrekt benennen
Die Kündigung muss von der Arbeitgeberin an die Arbeitnehmerin gerichtet sein (laut Arbeitsvertrag).
✅ Vertretung ordnungsgemäß regeln
Bei Vertretung: Originalvollmacht in Schriftform beifügen oder vorherige Kenntnissetzung sicherstellen.
✅ Keine „i.A.“ oder „i.V.“ Unterschriften verwenden
Die unterschreibende Person muss die Kündigung selbst erklären (ggf. mit Vollmacht).
✅ Schriftform einhalten
Nur Papier mit Originalunterschrift – keine E-Mail, kein WhatsApp, keine mündliche Kündigung.
✅ Zugang sicherstellen und dokumentieren
Persönliche Übergabe (idealerweise mit Zeugen) oder Zustellung durch Boten mit Zugangsnachweis.
✅ Kündigungsfrist korrekt berechnen
Betriebszugehörigkeit berücksichtigen und Stichtage (15. oder Monatsende) beachten.
✅ Besondere Kündigungsverbote prüfen
Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung, Betriebsratsmitgliedschaft etc.
Warum die richtige Vorbereitung entscheidend ist
Eine Kündigung ist immer ein heikler Moment – sowohl rechtlich als auch menschlich. Die formalen Anforderungen sind komplex, und selbst erfahrene Arbeitgeber können hier Fehler machen. Die Folgen eines Formfehlers sind jedoch gravierend:
- Zeitverlust: Die Kündigung muss neu ausgesprochen werden
- Finanzielle Belastung: Gehaltszahlungen laufen weiter
- Rechtsunsicherheit: Kündigungsschutzklage und langwieriger Prozess
- Betriebsklima: Belastung der Arbeitsatmosphäre
Deshalb lohnt es sich, von Anfang an rechtssicher zu handeln und sich professionell beraten zu lassen.
Ihr Weg zur rechtssicheren Kündigung
Als Arbeitgeber haben Sie viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Arbeitsrechtliche Feinheiten sollten dabei nicht zu zusätzlichem Stress führen. Mit der richtigen Vorbereitung und fachlicher Unterstützung lassen sich Kündigungen rechtssicher gestalten – ohne unnötige Risiken und kostspielige Fehler.
Unser Angebot für Sie:
Kostenloses Whitepaper „Arbeitsverhältnisse richtig kündigen“
Umfassender Leitfaden mit allen rechtlichen Anforderungen, Checklisten und Praxisbeispielen.
Persönliche Rechtsberatung
Unsere Fachanwälte für Arbeitsrecht prüfen Ihre geplante Kündigung und unterstützen Sie bei der rechtssicheren Umsetzung.
Fazit: Formfehlear vermeiden lohnt sich
Die drei häufigsten Formfehler bei Kündigungen – fehlende Vollmacht, „i.A.“ in der Unterschrift und falscher Zugangszeitpunkt – lassen sich mit dem richtigen Wissen vermeiden. Eine rechtssichere Kündigung spart Ihnen Zeit, Geld und Nerven.
Investieren Sie lieber in die richtige Vorbereitung, als später einen langwierigen Rechtsstreit führen zu müssen. Unser Whitepaper gibt Ihnen das notwendige Wissen an die Hand – und bei Fragen stehen wir Ihnen als erfahrene Fachanwälte für Arbeitsrecht jederzeit zur Seite.
