Abmahnungen richtig aussprechen

Abmahnung oder Ermahnung? Warum dieser Unterschied über den Erfolg Ihrer Kündigung entscheaidet

„Frau Müller kommt schon wieder zu spät – jetzt reicht’s!“ Nach der dritten Verspätung in zwei Wochen haben Sie als Arbeitgeber genug. Sie sprechen die fristlose Kündigung aus. Doch vor Gericht scheitert die Kündigung – nicht weil die Verspätungen nicht stattgefunden hätten, sondern weil Sie nie eine ordnungsgemäße Abmahnung ausgesprochen haben.

Diese Situation erleben Arbeitgeber täglich in Deutschland. Der Grund: Viele unterschätzen die rechtliche Bedeutung der Abmahnung als Vorbereitung für eine spätere Kündigung. Noch problematischer: Sie verwechseln Ermahnung und Abmahnung oder formulieren die Abmahnung so fehlerhaft, dass sie vor Gericht wertlos ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abmahnungen rechtssicher aussprechen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden müssen und warum eine klare Eskalationsstrategie Ihnen langfristig Zeit, Geld und Nerven spart.

Inhalt

Warum Abmahnungen unverzichtbar sind – auch bei „klaren“ Fällen

Viele Arbeitgeber denken: „Das Fehlverhalten ist so offensichtlich, da brauche ich doch keine Abmahnung!“ Ein gefährlicher Irrtum. Denn die Abmahnung erfüllt im deutschen Arbeitsrecht mehrere wichtige Funktionen:

Die drei Funktionen der Abmahnung

1. Dokumentationsfunktion
Die Abmahnung dokumentiert konkret, wann welches Fehlverhalten aufgetreten ist. Diese Dokumentation ist im späteren Kündigungsschutzprozess unverzichtbar.

2. Warnfunktion
Sie gibt dem Arbeitnehmer die Chance, sein Verhalten zu korrigieren, bevor ernsthafte Konsequenzen eintreten.

3. Rechtliche Vorbereitung
Die Abmahnung ist die Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte oder außerordentliche Kündigung. Ohne sie scheitern viele Kündigungen vor Gericht.

Die Rechtsprechung berücksichtigt in der Interessenabwägung bei Kündigungen ausdrücklich, ob der Arbeitgeber zuvor ausreichend auf das Fehlverhalten hingewiesen hat. Fehlt diese Abmahnung, wird selbst bei schwerwiegendem Fehlverhalten häufig eine Kündigung als unverhältnismäßig angesehen.

Der entscheidende Unterschied: Ermahnung vs. Abmahnung

Viele Arbeitgeber verwenden die Begriffe „Ermahnung“ und „Abmahnung“ synonym. Das ist ein Fehler, denn beide Instrumente unterscheiden sich fundamental in ihrer rechtlichen Wirkung.

Die Ermahnung – das milde Mittel

Eine Ermahnung ist eine informelle Rüge des Fehlverhaltens ohne rechtliche Konsequenzen. Sie erfolgt häufig mündlich oder in weniger formaler schriftlicher Form.

Merkmale der Ermahnung:

• Keine Androhung von Konsequenzen
• Keine rechtliche Vorbereitung einer Kündigung
• Ziel: Verhaltensänderung durch freundlichen Hinweis
• Kein Bestandteil der Personalakte (sollte sie nicht sein)

Beispiel einer Ermahnung:
„Herr Schmidt, mir ist aufgefallen, dass Sie diese Woche dreimal zu spät gekommen sind. Bitte achten Sie künftig auf pünktliches Erscheinen. Gibt es Probleme, über die wir sprechen sollten?“

Die Abmahnung – das scharfe Schwert

Eine Abmahnung ist eine formelle, schriftliche Rüge mit expliziter Androhung von Konsequenzen. Sie bereitet eine spätere Kündigung rechtlich vor.

Merkmale der Abmahnung:

• Schriftform erforderlich
• Klare Androhung von Konsequenzen (bis hin zur Kündigung)
• Bestandteil der Personalakte
• Rechtliche Grundlage für spätere Kündigung

Beispiel einer Abmahnung:
„… Sollten Sie dieses Verhalten wiederholen oder gegen andere Pflichten verstoßen, werden wir arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses ergreifen müssen.“

Warum Sie zuerst ermahnen sollten

Viele Arbeitgeber zögern mit dem Aussprechen einer Abmahnung, weil sie das Betriebsklima und das Verhältnis zum Mitarbeiter nicht gefährden wollen. Die Folge: Sie reagieren zu spät auf Fehlverhalten. Wenn dann „der Bogen überspannt“ ist, scheitert trotzdem eine Kündigung, weil das Fehlverhalten nie förmlich abgemahnt wurde.

Die empfohlene Eskalationsstrategie:

1. Erste Stufe: Mündliche Ermahnung
   Freundlicher Hinweis im Gespräch, Chance zur Verhaltensänderung
2. Zweite Stufe: Schriftliche Ermahnung
   Dokumentierter Hinweis ohne rechtliche Konsequenzen
3. Dritte Stufe: Erste Abmahnung
   Formelle Rüge mit Androhung von Konsequenzen
4. Vierte Stufe: Zweite/Letzte Abmahnung
   Explizite Warnung vor fristloser Kündigung
5. Fünfte Stufe: Kündigung
   Bei erneutem Verstoß rechtlich abgesichert

Diese Strategie bietet mehrere Vorteile:

• Das Betriebsklima wird geschont
• Mitarbeiter haben echte Chancen zur Besserung
• Andere Kollegen akzeptieren die Eskalation als fair
• Vor Gericht sind Sie optimal abgesichert

Die 4 unverzichtbaren Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung

Damit eine Abmahnung vor Gericht Bestand hat und als Grundlage für eine spätere Kündigung dienen kann, muss sie vier wesentliche Voraussetzungen erfüllen:

Voraussetzung #1: Präziser Hinweis auf die Pflichtverletzung

Die Abmahnung muss genau das Verhalten benennen, das gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten verstößt. Eine pauschale oder ungenaue Formulierung reicht nicht aus.

❌ Falsch (zu ungenau):
„Sie kommen regelmäßig zu spät.“

✅ Richtig (konkret):
„Am 15.03.2025 um 9:23 Uhr, am 17.03.2025 um 9:17 Uhr und am 20.03.2025 um 9:35 Uhr sind Sie zu spät zur Arbeit erschienen, obwohl Ihr Arbeitsbeginn laut Arbeitsvertrag um 9:00 Uhr ist.“

Warum ist das so wichtig?
Im Kündigungsschutzprozess wird die Abmahnung „auf die Goldwaage gelegt“. Unklare Formulierungen führen dazu, dass Gerichte die Abmahnung nicht als wirksam anerkennen. Der Arbeitnehmer könnte argumentieren, er habe nicht gewusst, was genau gerügt wurde.

Voraussetzung #2: Belehrung über die Pflicht und Erläuterung des erwarteten Verhaltens

Der Arbeitnehmer muss darüber informiert werden, was genau von ihm erwartet wird und welches Verhalten künftig akzeptiert wird.

❌ Falsch (keine Belehrung):
„Ihr Verhalten war falsch.“

✅ Richtig (klare Belehrung):
„Richtigerweise hätten Sie sich wie folgt verhalten müssen: Gemäß § 3 Ihres Arbeitsvertrags sind Sie verpflichtet, pünktlich um 9:00 Uhr Ihre Arbeit aufzunehmen. Sollten Sie aus wichtigem Grund verspätet sein, sind Sie verpflichtet, dies vorab telefonisch oder per E-Mail mitzuteilen.“

Voraussetzung #3: Klare Rüge des Fehlverhaltens

Die Abmahnung muss die Pflichtverletzung eindeutig rügen und unmissverständlich klar machen, dass das Verhalten unzulässig war.

Formulierungsbeispiel:
„Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht aus § 3 Ihres Arbeitsvertrags, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen, verstoßen. Dieses Verhalten ist nicht akzeptabel und wird hiermit ausdrücklich gerügt.“

Voraussetzung #4: Warnung vor zukünftigen Konsequenzen

Dies ist die wichtigste Funktion der Abmahnung! Der Arbeitnehmer muss wissen, dass eine erneute Pflichtverletzung zu einer Kündigung führen kann.

❌ Falsch (zu vage):
„Wir erwarten, dass sich das nicht wiederholt.“

✅ Richtig bei erster Abmahnung:
„Sollten Sie dieses Verhalten wiederholen oder gegen andere Pflichten aus dem Leistungsbereich verstoßen, werden wir arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses ergreifen müssen.“

✅ Richtig bei letzter Abmahnung:
„Dies ist die letzte Abmahnung. Sollten Sie erneut zu spät zur Arbeit erscheinen oder gegen andere Pflichten aus dem Leistungsbereich verstoßen, werden wir das Arbeitsverhältnis ohne weitere Ankündigung außerordentlich kündigen müssen.“

Die 5 Pflichtenkreise: Welche Bereiche können abgemahnt werden?

Abmahnungen lassen sich nach den verletzten Pflichtenbereichen unterscheiden. Diese Unterscheidung ist wichtig, denn sie bestimmt auch, welche späteren Kündigungen auf die Abmahnung gestützt werden können.

1. Leistungsbereich

Typische Pflichtverletzungen:

• Unpünktlichkeit
• Fehlzeiten/Minusstunden
• Mangelhafte Arbeitsleistung
• Arbeitsverweigerung

Wichtig: Eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit kann später nur eine Kündigung wegen erneuter Unpünktlichkeit oder anderer Verstöße im Leistungsbereich rechtfertigen, nicht jedoch eine Kündigung wegen Diebstahls (Vertrauensbereich).

2. Vertrauensbereich

Typische Pflichtverletzungen:

• Betrug
• Diebstahl oder ähnliche Straftaten
• Geheimnisverrat
• Fälschung von Dokumenten

Besonderheit: Bei schwerwiegenden Vertrauensverstößen ist oft keine Abmahnung erforderlich, da das Vertrauensverhältnis sofort zerstört ist.

3. Betriebliche Ordnung

Typische Pflichtverletzungen:

• Mobbing
• Alkohol am Arbeitsplatz
• Mehrfache Gehaltspfändungen
• Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften

4. Nebenpflichten

Typische Pflichtverletzungen:

• Unerlaubte Internetnutzung
• Ausbleiben von Krankmeldungen
• Verstoß gegen Wettbewerbsverbot
• Verletzung von Rücksichtsnahmepflichten

5. Persönliche Integrität

Typische Pflichtverletzungen:

• Beleidigungen
• Sexuelle Belästigung
• Gewalt am Arbeitsplatz

Die korrekte Formulierung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine rechtssichere Abmahnung folgt einem klaren Aufbau. Hier ist die bewährte Struktur:

Muster einer fehlerfreien Abmahnung

Praktisches Beispiel: Abmahnung wegen Unpünktlichkeit

Kritische Fehler, die Sie unbedingt vermeiden müssen

Fehler #1: Mündliche Abmahnungen ohne Zeugen

Mündliche Abmahnungen sind grundsätzlich wirksam – aber praktisch wertlos! Warum? Weil Sie den Inhalt und die Tatsache der Abmahnung im Kündigungsschutzprozess beweisen müssen. Bei einer mündlichen Abmahnung müssen Sie Zeugen benennen können, die bestätigen:

• Dass die Abmahnung ausgesprochen wurde
• Was konkret abgemahnt wurde
• Dass die vier Voraussetzungen erfüllt waren

In der Praxis scheitert dieser Beweis fast immer, es sei denn, der Arbeitnehmer bestreitet weder den Pflichtverstoß noch die Abmahnung.

Unsere Empfehlung: Sprechen Sie Abmahnungen IMMER schriftlich aus!

Fehler #2: Zu viele Abmahnungen

Bei wiederholtem Fehlverhalten sind mehrere Abmahnungen erforderlich – aber Vorsicht: Ab etwa drei Abmahnungen könnte der Arbeitnehmer davon ausgehen, dass ein Fehlverhalten „nur eine Abmahnung“ rechtfertigt und auch zukünftig nicht zu einer Kündigung führt.

Die Lösung: Spätestens die dritte Abmahnung muss explizit als „Letzte Abmahnung“ ausgesprochen werden. Diese muss ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine weitere Wiederholung eine fristlose Kündigung zur Folge haben wird.

Wichtig: Nach einer „letzten Abmahnung“ müssen Sie bei erneutem gleichartigen Pflichtverstoß auch tatsächlich die Kündigung aussprechen, sonst verliert die Abmahnung ihre Wirkung!

Fehler #3: Zu langer zeitlicher Abstand

Eine Abmahnung muss zeitnah nach dem Fehlverhalten ausgesprochen werden. Ein zu langes Zögern kann dazu führen, dass die Abmahnung als nicht mehr relevant betrachtet wird.

Faustregel: Sprechen Sie die Abmahnung innerhalb von 2 Wochen nach Kenntnis des Fehlverhaltens aus. Bei besonders schwerwiegendem Fehlverhalten sollten Sie sogar noch schneller handeln.

Fehler #4: Vermischung verschiedener Pflichtenkreise

Sprechen Sie eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit (Leistungsbereich) aus, können Sie später nicht auf diese Abmahnung gestützt eine Kündigung wegen Diebstahls (Vertrauensbereich) aussprechen.

Die Lösung: Benennen Sie den Pflichtenkreis in der Überschrift und in der Konsequenzandrohung klar: „Sollten Sie erneut zu spät erscheinen oder gegen andere Pflichten aus dem Leistungsbereich verstoßen…“

Fehler #5: Fehlende Unterschrift oder falsche Unterzeichnerin

Eine Abmahnung muss von der dazu berechtigten Person unterschrieben werden. Das kann sein:

• Der Arbeitgeber persönlich
• Das Organ (Geschäftsführer, Vorstand)
• Eine bevollmächtigte Person (z.B. Personalleitung)

Wichtig: Auch hier gilt – keine Unterschrift „i.A.“!

Wann ist keine Abmahnung erforderlich?

In bestimmten Fällen kann eine Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung ausgesprochen werden. Dies gilt bei besonders schwerwiegendem Fehlverhalten, bei dem das Vertrauensverhältnis sofort und unwiederbringlich zerstört ist.

Beispiele für Fälle ohne Abmahnungspflicht:

• Schwerer Diebstahl oder Betrug
• Gewalttätige Übergriffe
• Schwere Beleidigungen des Arbeitgebers
• Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen

Aber Vorsicht: Die Rechtsprechung stellt hohe Anforderungen an die „Schwere“ des Fehlverhaltens. Selbst bei vermeintlich klaren Fällen kann eine fehlende Abmahnung dazu führen, dass die Kündigung scheitert.

Unsere Empfehlung: Sprechen Sie im Zweifel immer eine Abmahnung aus – auch wenn Sie glauben, sie sei nicht erforderlich. Das erhöht Ihre Rechtssicherheit erheblich!

Die Beweisbarkeit der Abmahnung

Eine schriftliche Abmahnung bietet die beste Beweisgrundlage. Aber wie stellen Sie sicher, dass die Abmahnung auch tatsächlich zugegangen ist?

Empfohlenes Vorgehen bei der Zustellung

Option 1: Persönliche Übergabe

• Übergeben Sie die Abmahnung persönlich im Beisein eines Zeugen
• Lassen Sie sich den Empfang quittieren (auch wenn der Arbeitnehmer dies verweigern kann)
• Dokumentieren Sie die Übergabe in einem Aktenvermerk

Option 2: Postzustellung

• Versenden Sie die Abmahnung per Einschreiben mit Rückschein
• So haben Sie einen Zugangsnachweis
• Achtung: Beim Einwurf-Einschreiben fehlt die Empfangsbestätigung

Option 3: Botenzustellung

• Lassen Sie die Abmahnung durch einen Boten zustellen
• Der Bote kann als Zeuge bestätigen, dass und wann die Abmahnung übergeben wurde

Sonderfälle: Abmahnung von Kleinigkeiten kann zu Kündigung führen

Ein interessanter Aspekt der Rechtsprechung: Selbst vermeintliche „Kleinigkeiten“ können nach mehrfacher Abmahnung eine Kündigung rechtfertigen – sogar eine fristlose!

Beispiel aus der Rechtsprechung:
Ein Arbeitnehmer erschien wiederholt nur wenige Minuten zu spät zur Arbeit (2-5 Minuten). Nach der dritten Abmahnung kam er erneut 3 Minuten zu spät. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte: Die fristlose Kündigung war wirksam!

Warum?
Die Interessenabwägung berücksichtigt, dass der Arbeitgeber mehrfach auf das Fehlverhalten hingewiesen hatte und der Arbeitnehmer trotz klarer Abmahnungen und Androhung von Konsequenzen sein Verhalten nicht änderte. Das wiederholte Missachten der Abmahnungen wiegt schwerer als die „Kleinigkeit“ des einzelnen Verstoßes.

Das bedeutet für Sie: Mit einer sauberen Abmahnungspraxis können Sie auch bei weniger schwerwiegendem Fehlverhalten rechtssicher kündigen – vorausgesetzt, Sie halten alle formalen Anforderungen ein.

Checkliste: Die rechtssichere Abmahnung

✅ Schriftform verwenden
Mündliche Abmahnungen sind praktisch wertlos

✅ Konkrete Pflichtverletzung benennen
Datum, Uhrzeit, Ort und genaue Beschreibung des Fehlverhaltens

✅ Pflichtenkreis zuordnen
Leistungsbereich, Vertrauensbereich, betriebliche Ordnung, Nebenpflichten

✅ Pflichtbelehrung aufnehmen
Erklären, welches Verhalten erwartet wird

✅ Rüge aussprechen
Klar machen, dass das Verhalten nicht akzeptabel ist

✅ Konsequenzen androhen
Explizit auf mögliche Kündigung hinweisen

✅ Zeitnah handeln
Innerhalb von 2 Wochen nach Kenntnis abmahnen

✅ Zugang sichern
Persönliche Übergabe oder Einschreiben mit Rückschein

✅ Personalakte dokumentieren
Abmahnung und Zugangsnachweis aufbewahren✅ Bei Wiederholung eskalieren
Nach 2-3 Abmahnungen „Letzte Abmahnung“ aussprechen

Praxistipp: Die Abmahnungsmappe

Führen Sie für jeden Mitarbeiter eine „Abmahnungsmappe“ (kann auch digital sein), in der Sie dokumentieren:

1. Alle Ermahnungen (auch mündliche mit Aktenvermerk)
2. Alle Abmahnungen mit Zugangsnachweis
3. Gespräche zum Fehlverhalten (Gesprächsnotizen)
4. Zeugen der jeweiligen Vorfälle
5. Verbesserungen oder weitere Verstöße

Diese Dokumentation ist im Kündigungsschutzverfahren Gold wert! Sie zeigt, dass Sie:

• Systematisch und nachvollziehbar vorgegangen sind
• Dem Mitarbeiter mehrere Chancen zur Besserung gegeben haben
• Alle rechtlichen Anforderungen erfüllt haben

Fazit: Abmahnungen sind Ihr Schlüssel zur rechtssicheren Kündigung

Die Abmahnung ist das wichtigste Instrument im Arbeitsrecht, um spätere Kündigungen rechtlich abzusichern. Mit einer klaren Eskalationsstrategie – von der Ermahnung über die Abmahnung bis zur letzten Abmahnung – schaffen Sie Rechtssicherheit und vermeiden kostspielige Kündigungsschutzprozesse.

Die vier Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung müssen dabei zwingend erfüllt sein:

1. Präziser Hinweis auf die Pflichtverletzung
2. Belehrung über die Pflicht
3. Klare Rüge des Fehlverhaltens
4. Warnung vor zukünftigen Konsequenzen

Investieren Sie Zeit in die korrekte Formulierung und Zustellung Ihrer Abmahnungen – es zahlt sich aus!